Kỳ II: Giải pháp hợp lý.

Trong giai đoạn hiện nay, chưa thể bỏ ngay con dấu của DN mặc dù đó là điều tất yếu sẽ phải thực hiện khi các điều kiện về kinh tế thị trường , cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin, sự minh bạch trong quan hệ tài chính, thương mại... đã chín muồi.

“Bỏ thì thương”

Một là, hiện nay, Việt Nam là một trong số ít quốc gia còn lại trên thế giới có quy định bắt buộc về sử dụng con dấu của tổ chức, DN. Thế giới có khoảng 171 quốc gia không quy định dùng con dấu. Tại nhiều quốc gia, việc sử dụng con dấu DN không mang tính bắt buộc, và mục đích sử dụng không nhằm bảo chứng chữ ký, xác định tư cách pháp lý mà chỉ thể hiện ý nghĩa là dấu hiệu, biểu trưng cho một tổ chức, DN mà thôi.

Hai là, việc yêu cầu khắc dấu, quản lý con dấu phát sinh những chi phí không cần thiết đối với DN. Chẳng hạn, đã có ý kiến làm một phép tính đơn giản tại địa bàn TP HCM, mỗi năm DN, đơn vị trực thuộc DN được thành lập mới phải bỏ ra 6,4 đến 8,4 tỷ đồng và 40 ngàn ngày chi phí cho việc làm con dấu. Ước tính DN, đơn vị trực thuộc được thành lập mới trong cả nước sẽ phải bỏ ra khoảng 12,8 - 16,8 tỷ đồng và từ 80 – 120 ngàn ngày cho việc xin cấp và khắc dấu.

Ba là, việc quy định phải có con dấu dẫn đến phát sinh nhiều thủ tục và kéo dài thời gian khởi sự DN. Theo Bộ KH-ĐT, hiện nay khởi sự kinh doanh ở Việt Nam gồm 10 bước thủ tục với 34 ngày, trong đó riêng bước khắc dấu mất 6 ngày. Vì vậy, bỏ quy định bắt buộc về con dấu sẽ làm giảm đáng kể thời gian khởi sự kinh doanh.

Bốn là, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, hiện nay chữ ký số đã được sử dụng ngày càng nhiều. Do đó, không cần thiết bắt buộc DN phải có con dấu.

“Vương thì tội”

Tuy nhiên, vẫn có ý kiến cho rằng không thể bỏ con dấu của DN. Những lý do được đưa ra chủ yếu gồm:

Thứ nhất, kinh tế thị trường ở nước ta chưa phát triển hoàn chỉnh, chữ tín trong kinh doanh chưa thật sự được tôn trọng, những giao dịch thiếu minh bạch của không ít người có thẩm quyền quản lý, điều hành DN vẫn xẩy ra gây thiệt hại cho các thành viên góp vốn, cổ đông. Vì vậy, nếu không có con dấu sẽ khó có căn cứ để xác định văn bản nào là của Cty do người có thẩm quyền ký và văn bản nào người có thẩm quyền ký với danh nghĩa cá nhân. Chẳng hạn, ông A- Chủ tịch Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật của Cty X ký hợp đồng vay tiền của ông B, hợp đồng được đóng dấu Cty X thì đó là Cty X vay, số tiền vay phải do Cty sử dụng và có nghĩa vụ trả nợ. Khi hợp đồng đó chỉ có chữ ký của ông A mà không được đóng con dấu của Cty X thì đó chỉ là giao dịch của ông A, không có cơ sở pháp lý để yêu cầu Cty X trả nợ. Với các hợp đồng mua, bán, hợp tác đầu tư, các quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật người lao động... cũng tương tự.

Thứ hai, việc sử dụng con dấu, thừa nhận giá trị pháp lý đặc biệt cao của con dấu đã tồn tại trong một thời gian dài. Từ đó, "sùng bái con dấu" đã và đang là hiện tượng phổ biến. Vì vậy, nếu bỏ ngay con dấu sẽ gây ra những xáo trộn đối với các hoạt động kinh doanh và quản lý DN, đặc biệt là trong các mối quan hệ giữa DN với Ngân hàng, cơ quan thuế, kho bạc...

Thứ ba, nếu bỏ ngay con dấu, để đảm bảo an toàn trong quan hệ, chắc chắn các đối tác có liên quan đến hoạt động của DN như ngân hàng, cơ quan thuế, nhà cung cấp... sẽ đặt ra những quy định để đảm bảo rằng, những văn bản gửi đến cho họ chỉ có chữ ký của một người trong DN mà không có dấu là giao dịch của DN, chẳng hạn phải gửi theo chữ ký mẫu có chứng thực của cơ quan nhà nước hoặc phải có đồng thời hai chữ ký của hai chức danh khác nhau... Khi đó, thủ tục kinh doanh sẽ phức tạp hơn nhiều lần.

Bốn là, không phải tất cả các nước phát triển đều bỏ hoàn toàn con dấu và việc sử dụng con dấu . Chẳng hạn, Vương quốc Anh vẫn có quy định DN phải đóng dấu vào những văn bản đặc biệt quan trọng như xác nhận góp vốn, hợp đồng hợp tác kinh doanh...

So với quy định về con dấu trong Luật DN hiện hành, những sửa đổi nêu trên có ý nghĩa rất lớn. Quyền quyết định về hình thức, nội dung và việc quản lý, sử dụng con dấu đã được trao trả cho DN, những bất hợp lý trong việc quản lý, sử dụng con dấu hiện nay và hậu quả của những bất hợp lý đó sẽ từng bước được khắc phục.

Cần một sự thay đổi

Tại nhiều quốc gia, việc sử dụng con dấu DN không mang tính bắt buộc

Đồng ý với việc chưa thể bỏ con dấu không có nghĩa là giữ nguyên việc quản lý con dấu của DN như hiện nay. Hoan nghênh sự thay đổi quy định về con dấu trong dự thảo mới nhất Luật DN (sửa đổi). Điều 44 dự thảo mới nhất Luật DN (sửa đổi) quy định: "1.Con dấu là tài sản của DN. Hình thức và nội dung con dấu do DN quyết định và đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.2. Người đại diện theo pháp luật của DN phải chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng và lưu giữ con dấu. 3.Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. 4.Chính phủ quy định chi tiết Điều này và việc đăng ký, chuyển giao thông tin quản lý con dấu đối với con dấu đã được cấp trước khi Luật này có hiệu lực".

Tuy nhiên, để triệt để hơn và đảm bảo sự minh bạch hơn, ngăn chặn những xung đột nội bộ DN nảy sinh từ con dấu, xin có vài kiến nghị: Bỏ cụm từ "con dấu là tài sản của DN". Đó là quy định thừa vì con dấu cũng như bất kỳ vật dụng nào khác DN có quyền sở hữu đều là tài sản của DN. Đồng thời, bổ sung vào khoản 1 về việc chi nhánh, văn phòng đại diện của DN có con dấu. Theo đó, khoản 1 Điều 44 đề nghị sửa lại như sau: "DN, chi nhánh, văn phòng đại diện của DN có con dấu riêng. Hình thức và nội dung con dấu do DN quyết định và đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh".

Bổ sung vào Điều 44 dự thảo Luật DN quy định về thẩm quyền quyết định về hình thức và nội dung của con dấu như sau: "Chủ tịch Cty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị và chủ DN tư nhân quyết định về nội dung, hình thức con dấu của DN, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của DN". Sửa khoản 2 Điều 44 Luật DN như sau: "Chủ tịch Cty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, chủ DN tư nhân có trách nhiệm ban hành quy chế về quản lý việc sử dụng và lưu giữ con dấu".

Luật gia Vũ Xuân Tiền
Trưởng ban tư vấn và phản biện chính sách
Hội Các nhà quản trị DN VN